Podobně jako u článku na pokračování o SharePointu samotném, začínám s článkem na pokračování o nejlepších utilitách pro SharePoint, které někdy doslova berou dech. Všechny popisované utility dlouhodobě používám, jsou zdarma a mohu je vřele doporučit.

V prvním dílu se podíváme na utilitky, které většinou sami o sobě nic nemění, nic nenastavují, přesto jsou mnohdy velmi užitečné a mohou ušetřit spoustu času a úsilí, tedy na nástroje sloužící pro podrobný výpis nastavení SharePoint prostředí.

SharePoint Spy od echoTechnology

Vynikající nástroj umožňující přehledně a podrobně vypsat nastavení SharePoint aplikací. Jako jeden z mála nástrojů umožňuje i snadno porovnávat nastavení, např. jednotlivých týmových webů, kolekcí webů, či typů obsahu, metadat apod. Vynikající!

Ke stažení zdarma (po registraci) zde.

Mimochodem echoTechnology dělají řadu zajímavých věcí, ještě se k nim později vrátíme.

SharePoint Manager 2007

Asi to nejlepší z tohoto soudku. Přehledně vypisuje v podstatě vše, navíc ale můžete nastavení přímo měnit! Prozatím jsem se nesetkal s problémem, přesto mám vždy při klikání na ikonku se symbolem diskety divný pocit okolo žaludku. :-) Nástroj je to ale vynikající.

Autorem je Karsten Keutmann, který nyní aktivně pravuje na svém jiném projektu, WSPBuilder. SharePoint manager stahujte z Codeplexu zde.

SharePoint Inspector

Nástroj s podobným použitím, jako SharePoint Spy. Výpis poskytovaných informací možná není tak podrobný, ale zato umí jednoduše aktivovat či deaktivovat tzv. SharePoint features.

Stahujte zdarma z codeplex.com zde, autorem francouz Gaetan Bouvereta, takže umíte-li, čtete zde.

SharePoint 2007 Content Types Viewer

Prima věcička pro výpis nastavení jednotlivých typů obsahu (Content Types). Osobně jsem “vášnivým” zastáncem typů obsahu, strukturované, řízené, metadaty popsané vytváření informací se bez typů obsahu prostě neobejde a o tom by přece SharePoint měl být.

Stahujte zdarma z codeplex.com zde, info o použití od autora, Dava Huntera zde.

V příštím dílu tohoto článku si představíme jen jeden nástroj, který svým rozsahem však vydá na celý článek, umí toho totož opravdu hodně. Máte rádi Sushi? Příště budete. :-)

Přiznám se, nenapadlo by mě to. SharePoint na Vistě? Ano, jde to. Kolega Marek Chmel objevil, vyzkoušel, zprovoznil a užívá si.

Chcete-li testovat či chcete-li vyvíjet bez nutnosti spouštět virtuálku se serverovým OS, pak hurá do toho. Chcete-li demovat pro účely výuky, nebo chcete-li instalovat pro firemní využití, pak stop, nedoporučuji. Navíc mám trochu pochyby o licenční korektnosti a legalitě takového postupu. Ale ano, jde to.

Díky, Marku a díky hoši z Bamboo Nation. :-)

Včera (pondělí 18. 8. 2008) se na oficiálním SharePoint blogu (http://blogs.msdn.com/sharepoint/) objevilo na první pohled poněkud nenápadné, rozhodně ale informačně neúplné oznámení s nadpisem “Update on Licensing and Virtualization Support for SharePoint Products and Technologies”. Jako fanda do licencování jsem se okamžitě horečně pustil do čtení v naději, cože je to v oblasti SharePoint licencování nového. Odpověď zní: po přečtení onoho oznámení na SharePoint blogu jakoby nic, ve skutečnosti ale mnohé! :-)

Oznámení na zmíněném SharePoint blogu popisuje de-facto jednu jedinou novinku či otázku, pro většinu z nás odjakživa tak trochu diskutabilní, a to oznámení oficiální podpory pro nasazení SharePoint produktů v rámci virtuálního prostředí.

Fajn, prima, tak nyní již Microsoft oficiálně podporuje nasazení a poskytuje podporu SharePointu (konkrétně SharePoint Server 2007 SP1, Windows SharePoint Services 3.0 SP1 a rovněž tak dalších produktů, jako je Exchange 2007, SQL Server 2008) provozovaného v rámci virtuálního prostředí díky virtualizačním technologiím typu Windows Server 2008 Hyper-V, Microsoft Hyper-V Server a dalších virtualizačních platforem třetích stran, které jsou zahrnuty do programu Server Virtualization Validation Program. Starší KB článek na toto téma je tedy již poněkud mimo.

Ta pravá bomba je ale skryta v rámci oficiálního oznámení, vydaného Microsoftem dnes. Oznámení praví, že s platností od 1. 9. 2008 mají zákazníci právo na neomezený převod licencovaných instancí libovolných serverových produktů Microsoftu mezi licencovanými servery v rámci serverové farmy, a to jak mezi jejich fyzickými, tak virtuálně provozovanými instancemi. Wow! Ti z vás, kteří pochopili tuto větu, jsou asi příjemně překvapeni, že.

Oznámení neříká, zda se toto nové pravidlo týká i OEM licencí, případně krabicových balení, nebo jen multilicencí, nicméně i tak je to něco a z textu se dá vyvodit, že se vše zcela jistě týká multilicencí.

Co to tedy v praxi jednoduše řečeno znamená? Od 1. 9. 2008 máte právo libovolně přesouvat vaše řádně licencované serverové produkty z jednoho serveru na druhý v rámci serverové farmy, a to jak v rámci fyzického prostředí, tak v rámci virtuálních prostředí, mezi jednotlivými servery dané farmy. Stávající omezení vynucující převod licence až po 90 dnech od předchozího přiřazení licencovanému serveru se ruší.

No, řekl bych, že je o důvod více přijít na profesionální licenční školení do Gopasu a tam si o tom se mnou povídat. Vyplatí se to. Dotazy prosím emailem, zeptáte-li se přímo prostřednictvím blogu, většinou vám nemohu odpovědět. Můj email: jmeno.prijmeni@firmakdepracuji.cz.

Doporučuji opatrnost při aplikování tohoto pravidla, oznámení je hodně obecné, některé otázky neřeší. Snad se v dohledné době dočkáme více informací na toto téma.

Aktualizováno: dnes jsem objevil dokument Application Server License Mobility, který oznámené licenční změny popisuje a vysvětluje. Zajímavé čtení!

O platformě Microsoft SharePoint bylo napsáno již hodně slov, málo v češtině, mnoho v angličtině. Po několika letech praktických zkušeností se zaváděním SharePoint produktů do firemního prostředí a se školením těchto technologií rozhodl jsem se sepsat formou seriálu na pokračování své zkušenosti a především praktická doporučení.

Věřím, že tato aktivita může přispět k evangelizaci (zajímavé slovo, že? ale obyčejné “osvěta” prostě tak nezní) této úžasné “platformy”. Tváří v tvář si pak můžeme o SharePointu povídat na kurzech, které na toto a další témata vedu v Počítačové škole Gopas.

WSS, MOSS, MOFS, aneb vysvětlujeme zkratky a rozdíly

Platforma Microsoft SharePoint je jedním ze základních stavebních kamenů produktové rodiny “systém Microsoft Office 2007” (EN: Microsoft Office System 2007). “Systém Microsoft Office 2007 je soubor aplikací, serverů a služeb, které slouží k tvorbě řešení usnadňujících sdílení informací, jejich řízenou tvorbu a zpřístupňuje je odkudkoliv a kdykoliv.”, říká jedna z použitelných marketingových definic, která docela dobře vystihuje podstatu věci. Jde především o řízenou tvorbu a správu informací! K této větě se v mé sérii článků budu opakovaně vracet. Pochopíte proč.

Windows SharePoint Services 3.0 (WSS):
Microsoft Windows SharePoint Services napomáhá týmům sdílet informace, spolupracovat na dokumentech a shromažďovat týmové znalosti. Jedná se o základní stavební kámen každého Sharepoint řešení. Z pohledu uživatele zajišťuje funkčnost na úrovni seznamů, jako jsou knihovny dokumentů, knihovny formulářů, knihovny obrázků, wiki stránky, dále seznamy oznámení, kontaktů, úkolů a projektových úkolů, týmové kalendáře, diskusní vývěska, průzkumy a řešené problémy. Možné je samozřejmě vytvářet i vlastní seznamy. Tyto seznamy sdružuje služba WSS do týmových webů a ty pak do kolekcí webů (o topologii portálu až někdy později).

Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS):
MOSS 2007 je integrovaná sada snadno ovladatelných serverových aplikací, které zvyšují efektivitu organizace, neboť umožňují komplexně spravovat informační obsah, a získávat tak vyšší obchodní hodnotu z informačních zdrojů, zrychlit interní a externí obchodní procesy u nichž je zapotřebí sdílení informací, efektivně získávat a prezentovat informace a díky tomu přijímat kvalifikovanější rozhodnutí, sdílet obchodní informace s vyšší důvěrou v jejich zabezpečení v rámci organizace i mimo ni a poskytnout oddělení IT jedinou, integrovanou, rozšiřitelnou platformu pro správu intranetových, extranetových a internetových aplikací v celé organizaci.
Jinými slovy, nad rámec funkcí poskytovaných službou WSS představuje MOSS komplexní informační portál, zastřešující jednotlivé týmové weby a kolekce webů, nabízející navíc pokročilé vyhledávání v rozličných datových zdrojích, integrovaná workflow pro automatizaci procesů, možnost propojení portálu s externími datovými zdroji a následnou prezentaci těchto dat pomocí funkce správce obchodních dat, základní nástroje pro vyhodnocování obchodních dat pomocí KPI seznamů, výpočtové a formulářové služby umožňující prezentovat online Excelové sešity a InfoPath formuláře (sloužící samozřejmě i pro sběr dat), možnosti pro archivaci dokumentů, osobní weby a pokročilou správu webového obsahu.

Označení “SharePoint” v mých článcích budu používat výhradně v souvislosti s tímto produktem.

Microsoft Office Forms Server 2007 (MOFS):
Usnadňuje týmům a organizacím publikování a správu formulářů v centrálním umístění. Tyto formuláře pak lze otevírat a vyplňovat pomocí webového prohlížeče. Informace shromážděné v těchto formulářích lze snadno opakovaně používat v celé organizaci a v rámci obchodních procesů, protože formuláře aplikace InfoPath podporují oborový standard XML a mohou používat libovolné vlastní schéma definované uživatelem.
Tedy MOFS je řešením pro online publikované formuláře (vytvářené ideálně z aplikace InfoPath 2007) s funkcionalitou WSS doplněnou o formulářové služby.

Podrobná tabulka s popisem rozdílů mezi jednotlivými produkty je k dispozici ke stažení zde.

Důvody pro nasazení

Existuje jistě mnoho argumentů, proč nasadit SharePoint (myslím tedy MOSS). Následující scénáře jsou mé oblíbené, z praxe nejčastěji používané:

1. Řízená tvorba a sdílení dokumentů a informací a jejich archivace
2. Centra schůzek pro efektivní sdílení dat z pracovních porad
3. Interaktivní webové formuláře usnadňující sběr dat
4. Publikační portál pro vytváření webového obsahu
5. Vyhledávací portál zpřístupňující data z rozličných datových zdrojů

V dalších dílech se podrobně s těmito i dalšími scénáři využití platformy SharePoint seznámíme, popíšeme si i možné varianty nasazení a podělím se s vámi o tipy a triky, které někdy doslova berou dech.

Nyní ale zpět k názvu tohoto článku:

SharePoint není pro všechny

Není nic horšího, než firma s nasazeným SharePointem, kam za půl roku přijdu a vidím, že to nikdo nepoužívá.
Není nic horšího, než firma s nasazeným SharePointem, kam za půl roku přijdu a vidím, že to všichni používají, ale bez jakékoliv vize a plánu.
Není nic horšího, než SharePoint, který nikdo neřídí a který nikdo nekontroluje.
Není nic horšího, než nasazování SharePointu tzv. “hurá stylem”, tedy bez rozmyslu, bez analýzy procesů a činností.
A není nic horšího, než Basic instalace.

K SharePointu je třeba dospět. Co tím myslím? Často vídávám na kurzech nebo konzultacích nadšené administrátory, kteří vidí a chápou přínosy SharePoint platformy, uvědomují si přínosy a výhody, které nasazením SharePointu jejich firma a uživatelé získají a sní o tom, jak snadno a rychle budou moci zavádět a vytvářet nové služby a řešení, usnadňující jejich uživatelům a vlastně i samotným IT pracovníkům práci. Ano, to vše je pravda, tohle umíme, SharePoint je mocný produkt. Jen samotné nadšení pro věc ale nestačí.

Není nic horšího, než firma s nasazeným SharePointem, kam za půl roku přijdu a vidím, že to nikdo nepoužívá.
Ano, i to se může stát. Firma koupí licence, nasadí SharePoint a tím to skončí, na další kroky není čas, peníze, chuť… problém především menších firem, kde jsou IT pracovníci zahlceni každodenními činnostmi, bez prostoru na koncepční práci.
Doporučení: Nestíháte-li pořádně ani běžné činnosti, do SharePointu se nepouštějte. A pokud přeci jen, tak s pomocí externího konzultanta, který vám přinese know how, které byste jinak sami pracně a dlouhodobě získávali. Nestačí jen vědět k čemu je to dobré, je nutné vědět jak to budeme používat!

Není nic horšího, než firma s nasazeným SharePointem, kam za půl roku přijdu a vidím, že to všichni používají, ale bez jakékoliv vize a plánu. Není nic horšího, než SharePoint, který nikdo neřídí, který nikdo nekontroluje. Není nic horšího, než nasazování SharePointu tzv. “hurá stylem”, tedy bez rozmyslu, bez analýzy procesů a činností.
SharePoint a ani žádná jiná sebelepší technologie sám o sobě nic ve vaší firmě nezmění! Nemáte zavedené procesy pro tvorbu a sdílení informací? Tedy dokumentů, ale i procesů pro rezervaci zdrojů? Pak vězte, že po půl roce používání SharePointu bude na vašem portálu podobný nepořádek, nebo spíše ještě větší nepořádek, než na stávajících souborových serverech.
SharePoint vám dává možnost a prostředky, jak tyto činnosti dělat lépe. Nejsou-li ale zavedena pravidla a neřídí-li se jimi uživatelé, pak to nemá smysl.
Doporučení: Proveďte analýzu procesů a činností, zamyslete se nad ideálním způsobem tvorby informací. Popište procesy tvorby dokumentů, sestavte pracovní toky (workflow), řekněte JAK chcete pracovat. Až poté tvořte vaše portály a implementujte potřebné nástroje. Prvotní analýza se opravdu vyplatí!

A není nic horšího, než Basic instalace.
Nenechte se nalákat na nejsnazší způsob instalace. Co je snadné, není vždy správné (s principem “Okemovy břitvy” ale souhlasím). Bez pochopení přínosů a slabin jednotlivých způsobů instalace raději ani nespouštějte setup.exe. Následné řešení možných problémů bývá složitější, než reinstalace. Každopádně je to drahé.
Doporučení: Je-li to jen trochu možné, zvolte vždy “Advanced” instalaci, nad jejímž procesem máte plnou kontrolu. A přečtěte si následující kapitolu, kde proces instalace vysvětlím. :-)

Příště tedy zboříme mýtus výhodnosti Basic instalace a řekneme si, jak správně na to.